Después de emitir una orden de compra pueden cambiar cantidades, fechas, variantes o precios. Si esos cambios quedan sólo en mensajes, la recepción y el pago pueden trabajar contra versiones distintas.
Versiona la PO
Conserva el mismo número principal y agrega una revisión o fecha de modificación según tu política. Nunca sobrescribas el historial sin dejar rastro.
Qué cambios documentar
- Cantidad.
- SKU o variante.
- Precio.
- Fecha de entrega.
- Dirección de envío.
- Empaque u otra especificación.
Requiere aprobación cuando corresponda
Un cambio que aumenta importe o riesgo puede necesitar una nueva autorización. Define umbrales internos.
Confirma con el proveedor
La revisión no está cerrada hasta que ambas partes trabajen con la misma versión. Guarda fecha y responsable de confirmación.
Conecta recepción y pago
El equipo que recibe y concilia necesita acceder a la última versión aprobada para no marcar diferencias que ya habían sido autorizadas.
Evita cambios retroactivos
No modifiques una PO después de recibir sólo para hacer coincidir documentos. Las excepciones deben registrarse como tales.
Auditoría mínima
PO original, revisión, motivo, solicitante, aprobador, fecha y evidencia de aceptación del proveedor.
Controlar revisiones convierte una conversación dispersa en un historial claro de qué se pidió realmente.