Emitir una PO no garantiza que el proveedor haya aceptado cantidades, precios y fechas. La confirmación de orden cierra esa brecha antes de que la mercancía entre en producción o preparación.
Qué debe confirmarse
- Número y versión de PO.
- SKUs y cantidades.
- Precio acordado.
- Fecha estimada de despacho.
- Dirección de entrega.
- Empaque o especificaciones críticas.
Compara contra la PO original
La confirmación debe mostrar cualquier diferencia. Si el proveedor cambia cantidad, fecha o precio, la compra vuelve a revisión antes de considerarse aceptada.
Evita aceptar por silencio
Un mensaje leído no equivale a una confirmación operativa. Define qué evidencia interna sirve para considerar una orden aceptada.
Controla pedidos parciales
Si sólo se confirma una parte, registra el saldo y su fecha estimada. No conviertas automáticamente toda la PO en “confirmada”.
Conecta con capacidad
Una fecha prometida debería reflejar capacidad e inventario reales del proveedor, no sólo una fecha solicitada por el comprador.
Estados sugeridos
Borrador, enviada, pendiente de confirmación, confirmada, confirmada con cambios y rechazada son estados que ayudan a separar intención de compromiso.
Beneficio para recepción
La última versión confirmada se vuelve referencia para validar lo que finalmente llega.
Confirmar una PO antes de ejecutarla reduce sorpresas y crea una fuente común de verdad entre comprador y proveedor.