El proceso purchase-to-pay conecta la necesidad de comprar con orden, recepción, conciliación y pago. En joyería, estructurarlo ayuda a evitar pagos duplicados, diferencias de cantidad y costos sin respaldo.
1. Solicitud de compra
Se documenta qué se necesita, por qué, cuánto y para cuándo.
2. Aprobación
Se valida presupuesto, inventario, proveedor y condiciones antes de comprometer la compra.
3. Orden de compra
La PO fija SKUs, cantidades, precios, variantes, fechas y condiciones acordadas.
4. Confirmación del proveedor
Comprueba qué puede surtirse y cualquier cambio de fecha o cantidad. Las diferencias deberían quedar registradas.
5. Recepción
Se cuentan unidades, revisan variantes y documentan incidencias. Recibir físicamente no significa que todo esté aceptado.
6. Conciliación
Compara orden, recepción y documento de cobro. Este control suele llamarse conciliación de tres vías cuando se contrastan PO, recepción y factura/documento equivalente.
7. Resolución de diferencias
Faltantes, precios distintos, devoluciones o notas de crédito deben resolverse antes de cerrar el ciclo cuando corresponda.
8. Pago
Se ejecuta conforme a condiciones aprobadas y controles financieros de la empresa.
9. Cierre
La orden se marca completa, parcial cancelada o cerrada con incidencia documentada.
Datos que deben viajar juntos
- ID de solicitud.
- PO.
- Proveedor.
- Recepciones.
- Incidencias.
- Documento de cobro.
- Pago.
Beneficio para rentabilidad
Al conectar el ciclo puedes calcular costo real, compromisos pendientes y desempeño del proveedor con menos hojas aisladas.
El detalle fiscal y contable debe seguir los procedimientos de tu empresa y la asesoría correspondiente; este flujo describe control operativo.