Una cotización no debería convertirse en un precio permanente por accidente. Controlar su vigencia evita emitir órdenes con valores vencidos o comparar propuestas tomadas en momentos distintos.
Registra fecha de emisión y vencimiento
Cada propuesta debe tener una fecha clara. Si el proveedor no indica vigencia, conviene solicitarla antes de usar el precio como base de compra.
Relaciona cotización y PO
Guarda el identificador o versión de la cotización utilizada para emitir la orden de compra. Así puedes rastrear qué condiciones fueron aprobadas.
Revisa qué puede cambiar
No sólo el precio puede caducar. También pueden cambiar MOQ, tiempos, disponibilidad, empaque o condiciones de pago.
Evita comparar cotizaciones desfasadas
Si una propuesta tiene meses y otra es reciente, primero confirma que la antigua sigue vigente. De lo contrario, la comparación puede ser engañosa.
Alertas útiles
- Cotización por vencer.
- Precio usado después de vencimiento.
- PO sin cotización relacionada.
- Cambio de precio superior a un umbral interno.
Crea historial por SKU
Guardar versiones permite observar tendencias de precio y explicar variaciones de costo sin depender de memoria o capturas aisladas.
Renegociar no significa repetir todo
Cuando una cotización vence, solicita confirmación de los campos que cambiaron. Esto reduce trabajo y conserva trazabilidad.
La vigencia transforma una lista de precios en información controlada: sabes desde cuándo aplica, hasta cuándo y bajo qué condiciones.