Una orden de compra ayuda a convertir una cotización de joyería de plata .925 en una instrucción clara y trazable. Para un negocio mayorista, el objetivo es que proveedor, compras, almacén y administración trabajen sobre la misma versión de productos, cantidades, precios y condiciones.
¿Qué es una orden de compra?
Es un documento interno o comercial que identifica lo que el comprador autoriza adquirir. No sustituye contratos, facturas ni otros documentos que puedan corresponder a la operación, pero facilita control, recepción y conciliación.
1. Número único de orden
Asigna un identificador que no se repita. Ese número debe acompañar cotización, comprobantes, envío, recepción e incidencias para reconstruir fácilmente la operación.
2. Fecha y proveedor
Incluye fecha de emisión y los datos comerciales del proveedor que correspondan. Si manejas varios contactos o sucursales, identifica también a quién se envió la orden.
3. Dirección y condiciones de entrega
Indica dónde debe entregarse la mercancía, persona o área receptora y cualquier instrucción operativa relevante previamente acordada.
4. SKU del proveedor y SKU interno
Cuando sea posible conserva ambos. El código del proveedor facilita surtido y reclamaciones; el interno conecta la compra con tu catálogo, inventario y ventas.
5. Descripción breve y específica
Incluye una descripción suficiente para distinguir el producto: categoría, material declarado, talla, largo, acabado, piedra o variante relevante. No dependas únicamente de nombres genéricos como “anillo plata”.
6. Cantidad por variante
En productos con talla, largo o acabado, registra cantidades por variante. Esto es especialmente importante en anillos, donde cada talla representa inventario distinto.
7. Precio unitario y subtotal
Registra el precio autorizado para cada línea y su subtotal. Si existe una escala de volumen o descuento negociado, deja claro qué condición se está aplicando.
8. Moneda e impuestos aplicables
Identifica la moneda y los conceptos que correspondan según la operación. La clasificación fiscal y contable debe validarse con el equipo responsable de tu negocio.
9. Costos adicionales
Separa envío, seguro cuando aplique, empaque especial u otros cargos autorizados. Esto evita que aparezcan costos no previstos al momento del pago.
10. MOQ y condición comercial relevante
Si el precio depende de un mínimo o mezcla específica de productos, documenta la condición. Así será posible comprobar que la orden cumple la cotización negociada.
11. Fecha estimada de surtido o envío
Cuando exista un compromiso o estimación acordada, inclúyela. Si el pedido se entrega en parcialidades, identifica el esquema previsto.
12. Forma y calendario de pago
Registra anticipo, saldo o hitos de pago si corresponden. La orden debe ser coherente con la cotización y con las instrucciones verificadas del proveedor.
13. Políticas o referencias aplicables
Puedes referenciar la cotización, términos de incidencias, especificaciones o muestra aprobada que formen parte del acuerdo. Evita duplicar documentos largos si basta con identificarlos claramente.
14. Autorización interna
Define quién solicitó, quién revisó y quién autorizó la compra según el tamaño de tu operación. Esto crea trazabilidad y reduce compras fuera de presupuesto.
15. Estado de la orden
Utiliza estados como borrador, autorizada, enviada, confirmada, parcialmente recibida, recibida, con incidencia o cerrada. Un estado claro facilita saber qué compras siguen abiertas.
Plantilla mínima
| Campo | Contenido |
|---|---|
| PO | Número único |
| Proveedor | Identificación comercial |
| SKU | Proveedor + interno |
| Producto/variante | Descripción, talla, acabado |
| Cantidad | Unidades |
| Precio | Unitario y subtotal |
| Logística | Envío y otros cargos |
| Entrega | Destino y fecha estimada |
| Pago | Condición autorizada |
| Estado | Seguimiento |
Cómo usar la orden al recibir
El almacén debería conciliar la mercancía contra la PO: SKU, cantidades, tallas y variantes. Las diferencias deben quedar ligadas al mismo número de orden para evitar ajustes sin explicación.
Cómo cerrar una orden
Una orden puede cerrarse cuando las cantidades recibidas y aceptadas están conciliadas y las incidencias relevantes tienen resolución documentada. Conserva la relación con comprobantes y costo real recibido.
Para revisar la mercancía al llegar, utiliza nuestro checklist de recepción. Para saber qué respaldo documental conviene conservar, revisa qué documentación pedir a un proveedor mayorista.