Agregar un proveedor de joyería no debería terminar cuando recibes su primera cotización. Un onboarding estructurado crea un expediente que facilita compras, pagos, calidad y evaluación futura.
Identificación comercial
Registra razón o nombre comercial, contactos, canales autorizados, datos de facturación que correspondan y responsable interno. Valida la información conforme a tus procesos administrativos.
Catálogo y capacidades
Documenta qué categorías abastece, si maneja inventario o producción, MOQ, personalización, private label y restricciones relevantes.
Condiciones comerciales
Guarda moneda, listas de precios, descuentos, vigencias, formas de pago, mínimos y cualquier condición pactada. Fecha cada documento para evitar utilizar versiones obsoletas.
Logística
Registra origen de despacho, transportistas habituales, tiempos estimados, seguro, guía, días de corte y procedimiento de incidencias.
Calidad
Relaciona especificaciones, muestras aprobadas, criterios de aceptación y datos históricos de incidencias. No dependas de conversaciones aisladas.
Datos de producto
Define cómo se mapeará el SKU del proveedor contra tu SKU interno. Esto es crítico cuando una referencia cambia de nombre o código.
Documentos y vigencia
Crea una lista de documentos que tu organización requiere y registra fecha de recepción o renovación cuando aplique. Las necesidades cambian según empresa y operación.
Prueba inicial
Una orden piloto permite verificar que el expediente coincide con el comportamiento real: tiempos, exactitud, empaque, calidad y comunicación.
Scorecard de arranque
Después del primer ciclo registra cumplimiento de fecha, fill rate, incidencias y tiempo de respuesta. El proveedor comienza a construir historial desde la primera orden.
Campos mínimos del master
- ID interno.
- Nombre y contactos.
- Categorías.
- MOQ.
- Lead time.
- Condiciones de pago.
- Datos logísticos.
- Estatus: prospecto, prueba, aprobado, suspendido o inactivo.
Un expediente bien mantenido reduce dependencia de la memoria de una persona y prepara el crecimiento del área de compras.