Cuando un pedido llega con faltantes, sobrantes, variantes incorrectas o daños, documentar bien la discrepancia acelera la resolución y mejora el historial del proveedor.
Relaciona la incidencia con la orden
Registra número de PO, proveedor, fecha de recepción, guía y persona que recibió. Una discrepancia sin referencia pierde contexto rápidamente.
Compara tres cantidades
Para cada SKU guarda cantidad ordenada, cantidad documentada como enviada y cantidad físicamente recibida. Esto permite ubicar dónde aparece la diferencia.
Clasifica el tipo de incidencia
- Faltante.
- Sobrante.
- SKU equivocado.
- Talla o variante incorrecta.
- Daño.
- Problema de especificación.
Conserva evidencia
Fotografía caja, etiquetas, empaque interno y pieza cuando corresponda. Evita desechar materiales antes de cerrar casos relevantes.
Asigna estatus
Un flujo sencillo puede ser: abierto, enviado a proveedor, en revisión, solución acordada y cerrado. Así sabes qué casos siguen pendientes.
Registra la solución
Reposición, crédito, devolución, reparación u otra acción debe quedar asociada a la incidencia. Incluye fecha y costo cuando puedas medirlo.
Busca patrones
Un error aislado es diferente de un proveedor que repite faltantes en cada orden. Resume discrepancias por tipo, SKU y proveedor.
Indicadores útiles
- Órdenes con discrepancia.
- Unidades afectadas.
- Valor afectado.
- Tiempo de cierre.
- Reincidencia.
Conecta recepción y scorecard
La información del registro debe alimentar la evaluación del proveedor y las decisiones de recompra. Documentar sin utilizar el dato sólo crea archivo.
Un registro consistente convierte incidencias en conocimiento operativo y ayuda a reducir errores repetidos.