Una compra de mayoreo puede parecer atractiva y aun así no encajar con presupuesto, inventario o rentabilidad. Un flujo de aprobación define qué debe revisarse antes de comprometer capital.
Empieza con una solicitud
La persona que propone comprar debe indicar proveedor, SKUs, cantidades, costo, motivo y fecha requerida. Así la decisión puede evaluarse sin reconstruir contexto.
Valida inventario
Revisa stock actual, órdenes abiertas, ventas recientes y productos sustitutos. Evita comprar una referencia que ya viene en tránsito.
Valida presupuesto
Compara la solicitud con presupuesto disponible u open-to-buy. Los descuentos no justifican exceder un límite de capital sin análisis.
Revisa margen y canal
Estima costo recibido y precio de venta realista. Si se venderá en marketplace, incorpora comisiones y costos del canal.
Controla excepciones
Pedidos urgentes, nuevas colecciones o oportunidades especiales pueden requerir una ruta distinta, pero deberían conservar trazabilidad y responsable.
Define niveles de autorización
La empresa puede establecer límites por importe, proveedor nuevo, categoría o riesgo. Los niveles deben reflejar su estructura, no una cifra genérica.
Estados recomendados
- Borrador.
- Solicitado.
- En revisión.
- Aprobado.
- Rechazado.
- Convertido a PO.
Conserva el motivo
Cuando se apruebe o rechace, registra la razón. Con el tiempo podrás revisar qué decisiones produjeron exceso, agotados o buena rotación.
No conviertas aprobación en burocracia
Automatiza validaciones repetibles y concentra intervención humana en excepciones, proveedores nuevos o montos relevantes.
Un flujo claro protege caja sin bloquear velocidad de compra y crea una historia auditable de por qué se comprometió cada pedido.