Dar de baja a un proveedor requiere más que dejar de emitir órdenes. Un proceso de offboarding evita compras accidentales, saldos abiertos y pérdida de documentos cuando una fuente deja de utilizarse.
Define el motivo y la fecha efectiva
Registra si la salida ocurre por desempeño, cambio de estrategia, descontinuación, consolidación de proveedores u otra razón documentada.
Revisa compromisos abiertos
Antes de inactivar, verifica PO pendientes, backorders, devoluciones, créditos, muestras, reclamaciones y facturas en proceso.
Decide el destino de cada compromiso
Cada orden abierta debería cerrarse, recibirse, cancelarse o transferirse mediante una decisión explícita. Evita dejar pedidos indefinidamente activos.
Actualiza el Vendor Master
Cambia el estatus a inactivo, suspendido o el que corresponda según tu política y bloquea nuevas compras si aplica.
Conserva el historial
No elimines el proveedor ni su desempeño histórico. Mantén documentos, scorecards, incidencias y precios para futuras auditorías y comparaciones.
Revisa dependencias
Identifica SKUs que dependían de esa fuente y confirma proveedor alterno, inventario de transición o plan de descontinuación.
Comunica internamente
Compras, finanzas, almacén y equipos que crean productos deben conocer el nuevo estatus para evitar reactivaciones informales.
Reactivación
Si el proveedor vuelve en el futuro, define si necesita revalidación antes de recibir nuevas órdenes.
Un buen offboarding cierra riesgos operativos sin borrar el conocimiento acumulado de la relación.